Dobra prezentacja zaczyna się nie od slajdów, ale od celu i odbiorcy. Najpierw warto określić, co odbiorca powinien zrozumieć i co ma zrobić po prezentacji. Dopiero potem budujemy strukturę, wybieramy informacje i projektujemy slajdy. Dzięki temu prezentacja nie jest zbiorem informacji, ale prowadzi odbiorcę do konkretnego wniosku lub działania.
Warto zacząć od perspektywy odbiorcy, a nie osoby prezentującej. To, co dla eksperta jest oczywiste, dla odbiorcy może wymagać wyjaśnienia. Warto ograniczyć liczbę informacji, uporządkować przekaz i jasno pokazać zależności między faktami, wnioskami i rekomendacjami. Dobra prezentacja nie pokazuje wszystkiego, co wiemy. Pokazuje to, co odbiorca powinien zrozumieć.
Prezentacja dla zarządu powinna koncentrować się na tym, co jest istotne z perspektywy decyzji. Nie trzeba pokazywać wszystkich danych. Ważniejsze jest jasne przedstawienie sytuacji, najważniejszych wniosków i rekomendacji oraz pokazanie, z czego ona wynika. Zarząd powinien szybko zrozumieć, czego dotyczy temat i jakiej decyzji od niego oczekujesz.
Samo pokazanie danych nie wystarczy. Trzeba wyjaśnić, co z nich wynika, dlaczego ma to znaczenie i jakie działania warto podjąć. Zamiast prezentować wszystkie dostępne liczby, warto wybrać te, które pomagają odpowiedzieć na konkretne pytanie. Dane powinny wspierać przekaz, a nie konkurować o uwagę odbiorcy.
Data storytelling to sposób prezentowania danych, który łączy liczby z kontekstem, wnioskami i narracją. Nie chodzi o samo pokazanie danych, ale o wyjaśnienie, co z nich wynika i dlaczego ma to znaczenie dla odbiorcy. Dobrze przygotowany data storytelling prowadzi od informacji do konkretnego wniosku lub rekomendacji.
Raport najczęściej się wysyła, a prezentację się wygłasza. Osoba czytająca raport może sama wybrać interesujące ją informacje. Podczas prezentacji to osoba występująca musi zrobić to za odbiorcę. Powinna wybrać kluczowe dane, pokazać, co z nich wynika i wyjaśnić, co powinniśmy z nimi zrobić dalej. Dzięki temu prezentacja nie jest odczytanym raportem, ale prowadzi odbiorców do konkretnych wniosków i działań.
Nie ma jednej właściwej liczby slajdów. Ich liczba zależy od celu prezentacji, odbiorców, czasu i złożoności tematu. Ważniejsze od liczenia slajdów jest to, czy każdy z nich pomaga odbiorcy zrozumieć przekaz. Jeśli slajd nie wnosi istotnej informacji lub nie pomaga prowadzić narracji, prawdopodobnie nie jest potrzebny. Można zrobić bardzo dobrą prezentację nie używając slajdów.
Dobre przygotowanie zaczyna się od określenia celu, odbiorców i głównego przekazu wystąpienia. Następnie warto spisać scenariusz: uporządkować kolejność myśli, najważniejsze argumenty i przykłady oraz zaplanować sposób rozpoczęcia i zakończenia. Dopiero przygotowany scenariusz warto przećwiczyć na głos. Próby pozwalają poprawić sposób mówienia, tempo i reakcję na trudne sytuacje.
Nie zawsze musisz znać odpowiedź na każde pytanie. Przyznanie, że czegoś nie wiesz, nie jest ujmą. Możesz powiedzieć, że sprawdzisz informację i wrócisz z odpowiedzią w późniejszym terminie. W przypadku niezapowiedzianych pytań pomagają też proste struktury odpowiedzi. Zamiast szukać odpowiedzi w pustce, skupiasz się na wypełnieniu określonego schematu. Dzięki temu łatwiej zachować spokój i odpowiedzieć konkretnie, nawet gdy pytanie Cię zaskoczy.
Dobra rekomendacja powinna jasno odpowiadać na trzy pytania: co proponujesz, dlaczego właśnie to i co powinno wydarzyć się dalej. Odbiorca powinien najpierw zrozumieć problem lub sytuację, a następnie zobaczyć argumenty prowadzące do rekomendowanego rozwiązania. Możesz zapowiedzieć rekomendację na początku, a szczegółowo przedstawić ją na końcu, budując po drodze kontekst i argumentację.
